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Service & Routing
Wiener Gebäudeverwaltung
AUSGANGSLAGE
Hohe Anfragevolumina, Medienbrüche und fehlende Priorisierung machten aus einem operativen Serviceprozess einen dauerhaften Engpass im Frontoffice.
Leistungen:
PROBLEM
Ein Unternehmen mit rund 120 Mitarbeitern verwaltete über 3.000 Einheiten. Schadensmeldungen, Mieteranfragen und Terminkoordination liefen per Telefon und Mail. Zwei Mitarbeiterinnen verbrachten über 60% ihrer Arbeitszeit damit, Anfragen zu verteilen, anstatt sie zu lösen. Rückmeldungen an Mieter dauerten 1–2 Tage.
LÖSUNG
Wir standardisierten die Eingangsprozesse für Schadensmeldungen und Anfragen, automatisierten das Routing nach Dringlichkeit und Typ und richteten einen digitalen Meldeprozess mit automatischer Zuweisung an zuständige Handwerker ein. Change Begleitung für das gesamte Backoffice Team über 6 Wochen.
Das Ergebnis
Bearbeitungszeit pro Anfrage von 18 auf 6 Minuten reduziert. Rückmeldung an Mieter innerhalb von 2 Stunden (vorher: 1–2 Tage). Entlastung des Frontoffice um ca. 40%.
Vertrieb & Transparenz
Technischer Großhändler, Raum Wien
AUSGANGSLAGE
Vier Standorte arbeiteten mit unterschiedlichen Listen, Standards und Reportings. Wachstum war möglich, aber operative Transparenz fehlte komplett.
Leistungen:
PROBLEM
Ein Unternehmen mit rund 80 Mitarbeitern und vier Standorten arbeitete mit standortspezifischen Excel Listen. Es gab kein gemeinsames CRM. Vertriebsleiter verbrachten jeden Montagvormittag damit, Umsatzzahlen aus verschiedenen Quellen zusammenzusuchen. Trotzdem hatten sie kein vollständiges Bild.
LÖSUNG
Anforderungsanalyse mit allen vier Standortleitern, gemeinsame Tool Auswahl (CRM), standortübergreifende Prozessdefinition für Angebots- und Auftragsprozesse, schrittweiser Rollout über 10 Wochen mit individuellem Training pro Standort, automatisiertes Wochen Reporting.
Das Ergebnis
Vollständige Pipeline Transparenz für alle Standorte zum ersten Mal. Montags Reporting von 3 Stunden auf 15 Minuten reduziert. Einheitlicher Vertriebsprozess über alle Niederlassungen.
Mandanten Onboarding
Wiener Steuerberatungskanzlei
AUSGANGSLAGE
Ein langsamer, papierlastiger Startprozess kostete Zeit, band qualifizierte Mitarbeiter an Dateneingabe und schwächte den ersten Eindruck bei neuen Mandanten.
Leistungen:
PROBLEM
Eine Kanzlei mit rund 55 Mitarbeitern hatte ein Mandanten Onboarding auf Basis von Papier und Mail. Neue Mandate benötigten 3–4 Wochen bis zur vollständigen Erfassung. Mitarbeiter verbrachten mehrere Stunden pro Woche mit manueller Dateneingabe, Zeit, die für die eigentliche Beratungsleistung fehlte.
LÖSUNG
Digitales Onboarding Formular mit direkter Datenübernahme ins Kanzleisystem, automatisierte Checklisten für fehlende Unterlagen, Erinnerungen an Mandanten bei ausstehenden Dokumenten, Statusübersicht für alle neuen Mandate in Echtzeit.
Das Ergebnis
Onboarding Zeit von 3–4 Wochen auf 5 Werktage reduziert. Mandanten berichten von einem deutlich professionelleren Erstkontakt. Ca. 4 Stunden pro Woche pro Mitarbeiter eingespart bei der Dateneingabe.
Generationswechsel
Tischlerei in dritter Generation, Niederösterreich
AUSGANGSLAGE
Vor der Übergabe vom Vater an die Tochter steckte das gesamte Betriebswissen im Kopf des Seniorchefs. Die Übernehmerin wollte digitalisieren, ohne vierzig Jahre Erfahrung zu verlieren.
Leistungen:
PROBLEM
Ein Familienbetrieb mit rund 25 Mitarbeitern wickelte Aufträge über Zuruf, Papiermappen und das Gedächtnis des Seniorchefs ab. Angebote dauerten bis zu zwei Wochen, weil nur er kalkulieren konnte, und blieben liegen, wenn er auf Montage war. Die anstehende Übergabe drohte ohne Wissenssicherung zum Risiko zu werden.
LÖSUNG
In strukturierten Arbeitssitzungen wurde die Kalkulationslogik des Seniors dokumentiert, inklusive Sonderfällen und Erfahrungswerten. Die Auftragsabwicklung wurde als digitale Auftragsmappe mit Checklisten neu geordnet, eine einfache Branchensoftware für Angebote und Aufträge eingeführt. Rollout schrittweise während der Übergabe, mit Schulungen für beide Generationen gemeinsam.
Das Ergebnis
Angebotszeit von bis zu zwei Wochen auf 2–3 Tage reduziert. Angebote können jetzt von drei Personen erstellt werden statt von einer. Kalkulationswissen dokumentiert und im Betrieb gehalten, der Senior bleibt auf eigenen Wunsch als Berater eingebunden.
Referenzprojekte
Das Prinzip ist immer gleich: Wir analysieren, was Ihr Unternehmen heute verlangsamt, und bauen bessere Abläufe auf. Branchenunabhängig. Lassen Sie uns Ihre Situation besprechen.